| Bottom | Home | Article | Bookshelf | Keyword | Author | Oxymoron |

A Responsive Organizing Method

from chaotic desk to control tower

Categrory: IT
Published: 2008
#0804b

Kenji Sakato (坂戸健司)

up 08323

Title
A responsive organzing ymethod

すごい!整理術

Index
Why?
  • I am always giving wide berth to arrange documents and materials surrounding me. Sometimes I must spend many hours times for finding necessary things left behind.
  • This book gives me waking up advice and mindset how to make proper arrangement. This book become a kind of gospel for me!
  • 私は、周囲にある書類やモノの整理が苦手である。時には、もの探しに何時間も費やすこともある。
  • この本は、目から鱗の本であり、私にとってはある種の福音である。
Resume
要約
>Top

0. Introduction:

  • 'To arrange properly' things is not only to return them to the original place, but also to return by classification, or to abandon if they are unnecessary.
    • How to use things is more important than how to store.
    • A day's work should be ended by proper arrangement.
    • Find pleasure ordering.
    • Proper arrangement can increase your agility.
  • To set priorities of jobs:
    • What is the final goal, and what should do how to attain to the goal.
    • Initial setup or planning would constitute 80% of the total job.
  • Filing needs to match color, shape, style, and size.
    • Make filing according to how important they are.
  • cockpit-like study room:
    • arranging necessary things within grasping distance.
    • minimize time to find something.
    • have a good image of ideal cycles of doing tasks.
      1. responsive environment
      2. concentrated work
      3. leeway of time
      4. decrease of loss or miss
      5. positive response
      6. getting confidence
      7. having more opportunities
      8. bonne fortune (peut etre)

0. 序:

  • 片づけ(整頓) とは、単に戻すだけでなく、分類しながら戻し、不要なものは捨てることである。
    • 如何に収納するかより、如何に活用するかが重要
    • 一日の終わりは整頓で終わるべき。
    • 整理は楽しんでやるべし
    • 整理整頓は機敏力を増す。
  • 優先順位をつける
    • 最終的なゴールは何か、そこに到達するためにどうすればいいのか
    • 段取り八分
  • ファイリングは、色、形、形式、大きさを揃える。
    • ファイリングは自分にとって大切かどうか
  • コックピットのような書斎:
    • 手を伸ばせば届く所に必要なものを置く
    • モノ探しの時間を最小に
    • いい仕事ができるサイクルをイメージする。
      1. すぐ取り出せる環境
      2. 仕事への集中
      3. 時間的余裕
      4. ロスやミスの減少
      5. プラス方向の結果
      6. 自信を持てる
      7. より多くの機会
      8. 幸運 (多分)

>Top

1. Put your brain in order:

  • Necessities to put your brain in order:
    • note and pencil
    • walking or traveling alone
    • stimulate or motivate or activate your brain.
  • Prepare yourself for the worst:
    • maintain your composure
    • list what you want to do
    • put a pause or a rest between before and after the action
  • Find a solution:
    • sort out or clear up in constrained environment.
    • become aware of or awake something
  • To make a memo is a habit:
    • scribble on a jotter
    • make a note to sweep up debris from your memory
    • write down the contents, and measures
  • Various type of memo:
    • text
    • matrix memo (mandala?)
    • graph, image
  • Priority of tasks:
    • priority or speed?
    • time for thinking or management
    • time for operation or perspiration
    • time for new idea or inspiration

1. 頭の中を整理する:

  • 頭の整理に必要なもの:
    • ノートと鉛筆
    • 一人歩き、一人旅
    • 脳の刺激、動機、活性化
  • 最悪のケースの想定:
    • 平静心
    • したいことのリストアップ
    • 行動の前後に間を置く
  • 解決策を見出す:
    • 様々な制約の中で解決する
    • 気付く
  • メモは習慣である:
    • 何でもメモする
    • 心の中のかけらを掃き出す
    • 内容と対策を書く
  • 様々なメモ:
    • テキスト
    • マンダラ
    • グラフ、イメージ
  • 仕事の優先度
    • 優先度かスピードか
    • 考え・管理する時間
    • 作業する時間
    • 新たな発想をする時間
  •  

>Top

2. Put your time in order:

  • Make your life calendar:
    • list your wishes
    • minimize the time for searching, hunting, rummaging, or fumbling
    • have connection, communicate or report quickly
    • take advantage of pieces of tim, such as taking a copy, checking mails, checking schedule.
  • Scheduling by back-calculation:
    • schedule for interim target
      • preparation of tools or documents
      • participants
      • meeting places
      • scenario
      • preparation for report
    • alarm function of mobile phone
    • refresh to-do list
  • working with objectives:
    • two tasks and three themes
      • immediate or responsive task
      • proactive task
      • finding problems

2. 時間を整理する:

  • 人生カレンダーを作る
    • 願望をリストアップする
    • 捜し物の時間をなくす
    • 連絡は迅速に
    • 細切れ時間の活用 (コピー、メール、スケジュールチェックなど)
  • 逆算によるスケジュール:
    • 中間目標の予定
      • 資料等準備
      • 参加メンバ
      • 参加場所
      • シナリオ
      • 報告準備*
    • 携帯のアラーム機能
    • To-doリスト
  • 目的をもって仕事する
    • 2つの仕事と3つのテーマ
      • 当面の仕事
      • 先読みの仕事
      • 課題発見
>Top

3. Put things around desk in order:

  • Nothing on the desk:
    • it is easy to check nothing on it.
    • turn inside out of the bag once a week.
    • "Wiping with a cloth" is a good habit.
    • cleaning up on the desktop of PC is also necessary;
    • deflagmentation, then compression
  • One meter-wide cockpit:
    • return to the original place
    • frequent desktop utility (pen, memo, stapler, etc.)
    • desk is like a cutting board of a cook: desktop creative-
    • concentration disappears when you stand up to find something.
  • Keep order in a drawer:
    • transition file from tomorrow's yourself
    • shallow drawer: most frequently used materials
    • imagine tomorrow's environment to start working

3. モノと机回りを整理する:

  • 机の上をまっさらにする
    • 空の確認は容易である。
    • 週に一度はバックを空にする
    • 雑巾がけは良き習慣
    • PCのデスクトップの清掃も必要
    • デフラグメンテーション、そして圧縮
  • 1m幅のコックピット:
    • 元の場所へ戻す
    • 頻繁に使うものは机の上に (ペン、メモ、ホッチキスなど)
    • 机は板前のまな板のようなもの:デスクトップ・クリエイティブ
    • ファイルを探すために立ち上がると集中力が失われる。
  • 引き継ぎファイル:
    • 明日の自分への引き継ぎファイル
    • 浅い引き出し:使用頻度の高いもの
    • 仕事開始のための明日の環境を描く**
>Top

4. Put information in order:

  • What is useful, what is not:
    • What theme you are chasing up.
    • What is the keyword of your interest.
    • rough filing is better; not to be too strictly
  • Consider filing when you get the information
    • Is it really necessary?
  • Record comment and date instantly whenever you get information
  • "To do list" is very effective; whch gives a feeling of accomplishment.
  • Store books or documents vertically in order to retrieve quickly.
    • Books are to be utilized to get information, not to be preserved.
    • Book jacket should be abandaned: wrapped book could not be recongnized.
    • Necessary articles of journals should be clipped and filed.

4. 情報を整理する:

  • 自分にとって必要な情報は何か
    • 追いかけているテーマは
    • 興味のキーワードは
    • きちんとしたファイル必要なし
  • 情報は得た時にファイリングを考える
    • それは真に必要か
  • 情報を得た時、メモと日付をすぐ記入する
  • To-do-listは極めて有効。 達成感を得られる。
  • 本や書類は立てて保管することですぐ取り出せる。
    • 本のカバーは捨てる。カバーをかけた本からは何の情報も入ってこない。
    • 雑誌は切り取ってファイルする。
>Top

5. Being on standby:

  • Preparation is the beginning of arrangement.
  • Preparation for action yields concentration
  • Continuance is power.
  • Proper arrangement make you feel good.

5. 常にスタンバイ状態に:

  • 準備を整えることは整理の始まり
  • 臨戦態勢は集中力を生む
  • 継続は力
  • 整理することは気分が良くなる
Comment
  • Proper arrangement is a battle against increasing entropy. I think it is almost equivalent to live and to maintain order.
  • I think human beings prefer most likely 1) spacious-ordered space, and least 4) compact-disordered space. But which is referable, either 2) spacious-disordered space, or 3) compact-ordered space? The writer seems to insist 3) is better than 4).
  • 整理は絶えざるエントロピー増大との闘いである。生きることと秩序を維持することとはほとんど同じことであろう。
  • 人は、1) 広大〜秩序空間をおそらく最も好み、4) 密集〜無秩序空間を最も嫌うと思う。しかし、2) 広大〜無秩序空間と 3)密集〜秩序空間のどちらが好ましいのだろうか。筆者は 2)より3)を好んでいるように見えるが。

| Top | Home | Article | Bookshelf | Keyword | Author | Oxymoron |